Insluiting en structuur twee onzichtbare krachten in organisaties

Succesvolle samenwerking ontstaat niet vanzelf. Het vraagt om meer dan goede bedoelingen, strakke planningen of een gezamenlijke missie. Twee onzichtbare krachten spelen hierbij een cruciale rol: insluiting en structuur. Wanneer beide aanwezig zijn, ontstaat een stevige basis voor vertrouwen en effectiviteit. Wanneer ze ontbreken, groeit gedoe, miscommunicatie en energieverlies.

Waarom insluiting onmisbaar is

Iedere medewerker wil ervaren dat hij of zij ertoe doet. Word je gezien, erkend en betrokken bij dat wat belangrijk is? Dan ontstaat motivatie en eigenaarschap. Word je buitengesloten – bewust of onbewust – dan trekt dit sporen door de hele organisatie.

Een voorbeeld: een team organiseert een feestelijk etentje, maar kiest standaard een tijd waarop de collega’s van de kinderopvang nooit kunnen aansluiten. De uitkomst: frustratie en gevoel van uitsluiting. Kleine keuzes kunnen grote effecten hebben.

De kracht van structuur

Naast insluiting is er structuur nodig: een heldere ordening waarin duidelijk is wie welke rol vervult, wie verantwoordelijkheid draagt en wie waarop aangesproken kan worden.

Structuur biedt veiligheid. Het voorkomt eindeloos debat over wie waarover gaat en wie vergeten wordt. Zonder structuur ontstaat chaos; mét structuur ontstaat ruimte om samen te bouwen en te vernieuwen.

Praktijkvoorbeeld: wanneer structuur ontbreekt

Bij een organisatie waar wij als Organisatie Ontrafelaars aan de slag gingen, was er sprake van terugkerend gedoe rondom projectgroepen. Steeds weer werden dezelfde mensen gevraagd, terwijl anderen – die net zo relevant waren – buiten beeld bleven. Vooral medewerkers van ondersteunende diensten voelden zich onzichtbaar.

Toen we de situatie systemisch ontrafelden, bleek dat er geen duidelijke afspraken bestonden over wie standaard bij projectgroepen betrokken werd. Het organogram was formeel wel aanwezig, maar in de praktijk werden informele lijnen gevolgd.

Het gevolg: frustratie, gemiste kennis én een gevoel van ongelijkheid. Pas toen we samen met het management een heldere ordening maakten – wie hoort structureel aan tafel, wie wordt ad hoc toegevoegd – ontstond rust en transparantie. Medewerkers voelden zich eindelijk gezien en erkend, en de besluitvorming verliep sneller en soepeler.

Wat jij kunt doen als leider

1. Check insluiting: Wie is er niet aan tafel, maar zou er wél moeten zijn?

2. Maak structuur zichtbaar: Leg rollen, verantwoordelijkheden en besluitvormingslijnen helder vast.

3. Bespreek patronen: Durf te kijken naar de ongeschreven regels die vaak sterker werken dan het organogram.

4. Wees consequent: Eenzelfde spelregel geldt voor iedereen – van bestuurder tot medewerker.

Spiegelvraag

“Wie of wat wordt in jouw organisatie nog te vaak vergeten – en welke kracht zou vrijkomen als dit wel wordt ingesloten?”

Wil je meer informatie over hoe wij een organisatie op dit vlak ontrafelen? Laat het ons weten en bel ons gerust, of kijk eens rond op onze website!

Mireille Kloeze 06-20575443

Liesbeth Remmers 06-24277508