Schijnparticipatie als signaal

Waarom onduidelijke rollen leiden tot inefficiëntie en frustratie

Aan een universiteit ontstonden structurele spanningen binnen een faculteit die recent was gereorganiseerd. Nieuwe samenwerkingen tussen wetenschappers, onderwijscoördinatoren en beleidsmedewerkers werden enthousiast ingezet, maar al snel raakte de energie versnipperd. Taken werden dubbel uitgevoerd, of juist helemaal niet. Besluiten bleven liggen. En in vergaderingen vroegen mensen zich steeds vaker hardop af: "Wie gaat dit eigenlijk doen?"

De oorzaak bleek systemisch: rollen waren nooit echt uitgeklaard. Wie had mandaat om te besluiten over de onderwijsplanning? Wie was verantwoordelijk voor de toetskwaliteit? En wie mocht externe partners vertegenwoordigen?

Onzichtbare verwarring = zichtbare vertraging

Als verantwoordelijkheden vaag zijn, ontstaat er inefficiëntie. Mensen nemen (te) veel hooi op de vork of trekken zich juist terug uit angst om over grenzen te gaan. Dit leidt tot frustratie, eilandvorming en verminderde betrokkenheid. In plaats van samenwerken, ontstaat er schijnparticipatie: iedereen praat mee, maar niemand voelt zich eigenaar.

Vanuit systemisch perspectief zien we dit als een verstoring van de ordening: de natuurlijke hiërarchie, taakverdeling en plek van mensen in het systeem zijn onduidelijk. En dat zorgt voor stagnatie. Niet omdat mensen onwillig zijn, maar omdat het fundament niet klopt.

Via systemische opstellingen en rolverkenningen werd helder waar rollen vervloeiden, waar blanco plekken ontstonden en wie onbedoeld het werk van een ander droeg. "Wat hoort bij wie?", was een hulpvraag om rollen beter te beleggen.

Door met het team gezamenlijk helderheid te scheppen, ontstond er ruimte. Teamleden gaven aan zich weer eigenaar te voelen. Besluitvorming verschoof van frustratie naar voortgang. En medewerkers konden elkaar weer aanspreken op basis van duidelijke verantwoordelijkheden.

Waarom dit werkt

·       Rollen helder benoemen voorkomt ruis en herstelt vertrouwen.

·       Energie kan weer vloeien naar de bedoeling in plaats van de weerstand.

·       Het systeem komt in balans: ieder draagt wat past bij zijn of haar plek.

Leiderschap met systemisch zicht

Heldere rollen zijn geen luxe, maar noodzaak voor iedere kennisorganisatie. Leiders die systemisch leren kijken, herkennen waar vaagheid een patroon is geworden – en kunnen dan scherp en verbindend handelen.

Wil jij ook aan de slag met bijvoorbeeld een ééndaagse systemische teamcheck of systemische ontrafeling om te kijken waar er in jouw organisatie verbetering kan worden behaald? Mail ons, bel ons of kijk op onze website www.organisatieontrafelaars.nl voor meer informatie.

Mireille Kloeze 06-20575443

Liesbeth Remmers 06-24277508