Van vage functie naar heldere rol: Hoe onduidelijkheid je organisatie verlamt

In veel organisaties staan functieprofielen vol met wollige formuleringen als "trekt projecten vlot" of "verbindt afdelingen". Ze klinken mooi, maar zeggen zelden iets concreets over wie waarvoor verantwoordelijk is. Het gevolg? Medewerkers die langs elkaar heen werken, leiderschap dat onvoldoende scherp kan sturen en klanten of inwoners die van het kastje naar de muur worden gestuurd.

Wat er misgaat bij vage rollen

Vage functieomschrijvingen leiden tot vage verwachtingen. Als niemand precies weet wat een collega doet (of hoort te doen), ontstaat er onzichtbaar werk, dubbel werk of juist werk dat blijft liggen. Mensen gaan zelf invullen waar zij denken dat een taak thuishoort – vaak goed bedoeld, maar zelden effectief. Deze onduidelijkheid kan leiden tot spanningen in teams, een gevoel van onrechtvaardigheid (“Waarom moet ik dit altijd doen?”, “Waarom pakt niemand anders dit op?”) en besluiteloosheid. Vanuit systemisch perspectief raakt de ordening verstoord: de natuurlijke hiërarchie en taakverdeling die het systeem nodig heeft om goed te functioneren, raakt vertroebeld.

De Intern Begeleider als vliegende keep

In het primair onderwijs waar wij aan de slag gingen met de Organisatie Ontrafelaars, vervulde de intern begeleider (IB’er) een cruciale rol in de ondersteuning van leerlingen, het begeleiden van leerkrachten en het schakelen met externe instanties. In de praktijk was de functieomschrijving breed en vaag: “ondersteunt de onderwijsontwikkeling”, “adviseert collega’s” en “coördineert zorgstructuren”.

Het gevolg? De IB’er voelde zich verantwoordelijk voor álles wat misging in de ondersteuning van leerlingen, werd gevraagd bij elk overleg en was dagelijks bezig brandjes te blussen. Leerkrachten legden vraagstukken te snel bij haar neer, leidinggevenden verwachtten dat zij het overzicht hield en collega’s wisten niet goed wat ze zelf nog moesten of mochten doen.

De schoolleiding schakelde ons in om de situatie te verduidelijken. Via systemische sessies, en teamgesprekken maakten we inzichtelijk hoe taken, verantwoordelijkheden en verwachtingen door elkaar liepen. We brachten scherp in kaart waar de rol van de IB’er ophield en waar andere rollen meer ruimte mochten nemen.

Door heldere kaders te stellen en verantwoordelijkheden beter te spreiden, ontstond er rust. De IB’er kreeg weer focus op haar kerntaken, leerkrachten voelden zich meer eigenaar van hun zorgleerlingen en de samenwerking werd structureel versterkt. De ordening werd hersteld – en daarmee ook het vertrouwen in elkaar.

De werkelijke prijs van onduidelijkheid:

·       Verspilling van talent: Mensen doen werk dat niet bij hun expertise hoort.

·       Verlies van energie: Onuitgesproken verwachtingen en irritaties lekken motivatie weg.

·       Belemmerde besluitvorming: Onheldere verantwoordelijkheden maken sturen en schakelen traag.

·       Systemische verstoring: Onbalans in rollen leidt tot stagnatie of uitval.

Wat kun je doen?

Heldere rollen zijn niet per definitie rigide. Het gaat niet om functiehokjes, maar om een gezamenlijk beeld van wie waarvoor verantwoordelijk is. Door systemisch te kijken naar de ordening in je organisatie, kun je zien waar de rollen vervloeien, waar gaten vallen en waar mensen taken oppakken die niet bij hun plek horen. Dat helpt om de ordening op orde te krijgen.