Wie Doet Wat? Hoe zuivere rollen je organisatie stromend houden

In een wereld waarin samenwerken steeds complexer wordt, is het van groot belang dat iedereen in een organisatie weet waar hij of zij voor verantwoordelijk is. Onzuivere of vage rolverdelingen leiden tot miscommunicatie, frustratie en vertraging. Duidelijke, zuivere rollen zijn niet alleen prettig voor medewerkers, maar ook essentieel voor het succes van een organisatie.

Waarom zuivere rollen werken?

Wanneer iedereen in een team helder weet wat zijn of haar taken en verantwoordelijkheden zijn, ontstaat er rust, duidelijkheid en focus. Er is minder ruis, minder overlap en minder 'tussen wal en schip'-taken. Het helpt medewerkers zich te concentreren op hun kerntaken en elkaar aan te spreken op verantwoordelijkheden. Bovendien bevordert het eigenaarschap en initiatief.

Vanuit systemisch oogpunt zijn zuivere rollen essentieel om de ordening binnen het systeem gezond te houden. Elk systeem, zoals een organisatie, functioneert optimaal als drie basisprincipes worden gerespecteerd: ordening, binding en balans in geven en nemen.

Rolverwarring of -vermenging verstoort de ordening. Als iemand verantwoordelijkheid neemt voor iets wat eigenlijk niet tot zijn of haar rol behoort, ontstaat er onbalans in het systeem. Anderen kunnen zich hierdoor buitengesloten voelen of juist passief worden.

Dit ondermijnt samenwerking en leidt tot spanningen die vaak niet direct zichtbaar zijn, maar wel voelbaar in de onderstroom. Door rollen helder af te bakenen, respecteer je de plek van ieder individu in het geheel, en daarmee de werking van het systeem als geheel.

Een gemeente waar wij voor werkten, worstelde met de implementatie van een nieuw sociaal beleid. Medewerkers van verschillende afdelingen, zoals WMO, jeugd en werk & inkomen, voelden zich allemaal deels verantwoordelijk voor bepaalde klantvragen. Hierdoor werden dossiers meerdere keren opgepakt, adviezen spraken elkaar tegen en cliënten klaagden over gebrekkige regie.

De gemeente schakelde ons in om helderheid te scheppen in de rolverdeling. Door middel van een systemische diagnose, maakten we zichtbaar waar de ordening verstoord was. Wat ontbrak, was een gedeeld beeld van wie waarvoor verantwoordelijk was – en waarom.

Door hier zelf mee aan de slag te gaan en daarmee rolduidelijkheid te creëren, merkten uiteindelijk zowel medewerkers als cliënten verschil. Er was meer samenhang in de dienstverlening, minder ruis in de communicatie, en het werkplezier nam toe.

Vanuit systemisch perspectief werd de ordening hersteld.

Voordelen van heldere rollen:

• Efficiëntie: Geen dubbel werk of onnodige afstemming.

• Verantwoordelijkheid: Iedereen weet wat er van hen verwacht wordt.

• Betere samenwerking: Rollen sluiten beter op elkaar aan.

• Meer eigenaarschap: Medewerkers voelen zich verantwoordelijk voor hun domein.

• Systemische balans: Ieders plek wordt gerespecteerd binnen het geheel.

• Hogere tevredenheid: Zowel intern als bij cliënten.

Conclusie

Zuivere rollen zijn geen bureaucratische luxe, maar een fundament voor effectief samenwerken. Ze zorgen voor duidelijkheid, versterken eigenaarschap en verbeteren de prestaties van teams. En, misschien nog belangrijker: ze houden het systeem van de organisatie gezond. Door te werken vanuit duidelijke rollen respecteer je de natuurlijke ordening, voorkom je verstoringen en creëer je ruimte voor duurzame samenwerking.

De Organisatie Ontrafelaars begeleidt organisaties bij dit proces van helderheid, ordening en systemisch herstel. Begin klein: maak een overzicht van de huidige rollen in je team en bespreek met elkaar waar onduidelijkheid zit. Een heldere rolverdeling is een kleine stap met grote impact!

Wil jij dit ook ervaren met jouw team of organisatie? Bel ons dan gerust voor een intake of verkennend gesprek., wij brengen graag helderheid in warrige situaties.

Mireille Kloeze 06-20575443

Liesbeth Remmers 06-24277508