Ziekenhuis in vertraging: Hoe vervagende rollen zorgsystemen ontwrichten

Een ziekenhuis waar wij ontrafelden, kampte met toenemende druk op de SEH-afdeling. Artsen en verpleegkundigen spraken over 'gebrek aan regie' en 'structurele onduidelijkheid'. Niet omdat mensen hun werk niet wilden doen – integendeel. Maar omdat niemand precies wist wíe waarvoor verantwoordelijk was. De triageverpleegkundigen voelden zich gedwongen om beslissingen te nemen die eigenlijk bij de arts lagen, terwijl artsen steeds vaker operationele vragen teruggespeeld kregen die zij niet konden of wilden beantwoorden. De spanning liep op en patiënten wachtten langer, teamleden raakten vermoeid en leidinggevenden verloren het overzicht. Onder de oppervlakte speelde iets systemisch: de ordening van verantwoordelijkheden en hiërarchie was niet meer helder. Rollen vloeiden in elkaar over – en dat verlamde het systeem.

Verlies van helderheid = verlies van beweging

In organisaties – en zeker in complexe zorgomgevingen – is het van essentieel belang dat rollen helder zijn. Niet om mensen vast te zetten, maar om flow mogelijk te maken. Als iedereen weet waar zijn of haar plek is, ontstaat er vertrouwen, snelheid en samenwerking. Dan is er sprake van een gezonde ordening: ieder op de juiste plek, met een duidelijke taak, in verhouding tot het grotere geheel.

Bij dit ziekenhuis brachten staf en teamleden de rollen letterlijk in beeld. Er werd zichtbaar waar verantwoordelijkheden vervaagden, wie 'boven zijn macht' handelde en waar lege plekken onbewust werden opgevuld. Dat hielp om de formele structuur te verbinden met de feitelijke praktijk.

Het resultaat? Duidelijker mandaat bij de triage. Een heldere rolverdeling tussen artsen, verpleegkundigen en teamleiders. En bovenal: hersteld vertrouwen in de samenwerking. De mensen veranderden niet – de helderheid wel, dat laat het belang van draaien aan de juiste contextknoppen ook zien.

Wat doet onhelderheid met een organisatie?

• Besluitvorming raakt verlamd

• Energie lekt weg in irritatie of passiviteit

• Verantwoordelijkheid wordt verschoven of vermeden

• Het systeem raakt uit balans: wie boven of buiten zijn rol opereert, doet dat vaak uit loyaliteit – maar met schade als gevolg

Wat vraagt dit van leiderschap?

Niet meer controle, maar meer zicht. Niet harder werken, maar helderder kijken. Leiders die systemisch kunnen waarnemen, herkennen waar de ordening niet klopt – en kunnen dan op de juiste plek bijsturen.

De Organisatie Ontrafelaars helpt organisaties bij het herstellen van systemische helderheid. We begeleiden van binnenuit, met oog voor wat er formeel én informeel speelt vanuit de systemische principes. Zodat mensen weer hun plek vinden – en het systeem weer gaat stromen.

Meer van weten? Of ook last van onduidelijkheid in rollen en taken? Bel ons gerust voor een vrijblijvende intake. Wij brengen jullie graag verder in jullie proces!

Mireille Kloeze 06-20575443

Liesbeth Remmers 06-24277508